asesoraeventoscorporativos

COMO ORGANIZAR CONFERENCIAS, CONVENCIONES, OTROS

 Aun cuando las conferencias no son un medio de comunicación con las masas, sí constituyen una de las armas más efectivas de las relaciones públicas.

Estas conferencias o convenciones, como normalmente se las conoce, tienen como misión la de discutir temas de gran interés mutuo para participantes y ponentes; pero no sólo radica en eso su mayor importancia, sino en el hecho de que ofrece la oportunidad a las personas para reunirse y conocerse: valor importante para el campo de las relaciones públicas de una empresa.

Este trato que se realiza en las convenciones puede aun mejorarse si las esposas son las que acompañan a los funcionarios, congresistas, etc., ya que la amistad de las familias nacida de estos contactos suele ser duradera de por vida. Estas convenciones precisan de una organización muy esmerada y una ejecución muy detallada, que entra de lleno en las actividades del Departamento de Relaciones Públicas.

Para ello es necesario tener en cuenta ciertos detalles. Lo primero es elegir cuidadosamente el local en que se va a desarrollar la convención y cerciorarnos de que éste reúna las condiciones necesarias. La inspección personal se hace imprescindible y ésta es preciso realizarla antes de tomar una decisión.

Tan importante es realizar estas inspecciones y cuidar los detalles que no solamente se deben realizar en el salón de actos, sino también en los hoteles donde los participantes se van a alojar; también hay que hacerlas en los restaurantes u comedores donde se celebraran las comidas e incluso en los sitios donde se servirán los desayunos.

Consideramos importante como símbolo de una unidad y uniformidad, cuidar el color, el material y el diseño en toda la papelería corporativa que se han de utilizar durante la convención.

Otro punto de importancia es notificar a los participantes el programa de dicha convención, conteniendo la mayor cantidad posible de detalles, ya que esto reducirá considerablemente las preguntas posteriores que puedan ser planteadas.

No por ello se eliminará la presencia de una persona responsable que atienda la llegada de los participantes, indique el alojamiento de cada uno de ellos, así como para atender cualquier solicitud que se le haga.

Una especial acogida es fundamental pues predispone al participante o profesional favorablemente.

Contemplar algún tipo de detalle, como pudiera ser regalar a las señoras unas flores como bienvenida, o poner unas tarjetas de igual contenido en las habitaciones. Estos detalles causan siempre buena impresión.