Para la confección del menú no existe una regla fija, pero deben observarse los gustos de los invitados principales, tanto en comidas como en bebidas y tomar medidas en el caso de que alguno de los invitados guarde régimen por alguna causa determinada.
Otro detalle de gran importancia es la colocación de los invitados en la mesa. Aquí debe imperar el conocimiento psicológico del encargado (RR.PP.) en cuanto a sus invitados.
Resulta innecesario decir que no sería prudente sentar juntas a dos personas de ideas encontradas. Asimismo, resultaría oportuno imprimir tarjetas con la colocación de los invitados: si éstas están bien diseñadas es fácil que las conserven como recuerdo.
Esto, junto con otros detalles de buen gusto y la creatividad desarrollada por el encargado (RR.PP.), puede crear una imagen óptima de la empresa.
Para finalizar, los hombres de prensa invitados a estos congresos u convenciones tienen que gozar de todas las facilidades poniendo a su alcance los medios necesarios y facilitando las aclaraciones pertinentes. Se les debe dotar de información y responder a cuanto pregunten, debiendo ser ubicados en un lugar preferencial del auditorio con el nombre rotulado de los medios que han sido invitados de tal manera que cada uno tenga designado su lugar de antemano. Es decir, hay que dispensarles una acogida cordial.
Consultar:
- Salón de Convenciones
- Auditorios
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- Papelería Corporativa
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- Arreglos Florales
- Decoración y Ambientación del Local
- Ponentes (Tiempos)
- Equipo de Sonido
- Gigantografías
- Promocionar el Evento (T.V., Radio, Medios Escritos)
- Catering, Refrigerios
- Logística (Pantallas de Proyección, Pizarra Acrílica, Equipo Multimedia, Punteros)
- Resumen de Conclusiones
- Coordinar asistencia de la prensa hablada y escrita
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