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Será imprescindible ceñirse estrictamente a un horario, tanto para comenzar las sesiones de trabajo como para finalizarlas, así como determinar un tiempo máximo para la ponencia y otro para el coloquio, que se desarrollará posteriormente. Tiempos de descanso, comidas, refrigerios. Otro punto importante a considerar es el orden de las intervenciones, tratando, siempre que sea posible, que los temas de interés general vayan antes que los de interés particular. Hay que cuidar que las charlas sean claras, concisas y concretas.

La puesta a punto de los medios auxiliares en las ponencias, tales como pantallas de proyección, pizarra, proyectores multimedia, etc., evitarán sorpresas desagradables, dejando en entredicho la buena organización del acto.

Al final de las diversas reuniones de trabajo será conveniente redactar un resumen de las conclusiones y acuerdos tomados y remitirlos con la mayor rapidez posible a cada uno de los participantes.

De cómo cuidar los detalles en las comidas y la forma de distribuir a los participantes nos ocuparemos seguidamente, dentro de lo que podríamos definir como “Hospitalidad en los negocios”.

Realmente el arte de la hospitalidad en los negocios no tiene por qué diferenciarse mucho de lo que es en la vida privada. Pero digamos que la hospitalidad no tiene como fin el comprar la amistad, sino establecer unas relaciones cordiales y duraderas.

Al hecho de invitar a comer, agasajar, con el fin de obtener favores posteriores, se le denomina relaciones públicas. No hay nada más incierto que ello.

Las relaciones públicas son el conjunto de una serie de valores, detalles y buen hacer, donde la comida compartida con un cliente no es nada más que una simple arma, para discutir un tema con tranquilidad fuera de las molestias del teléfono del despacho, o puede ser el colofón para cerrar un acuerdo mutuo.

Hoy en día no se compra a nadie con una comida o por una actitud parecida.

Uno de los grandes valores de las relaciones públicas reside, precisamente, en los contactos, y para ello es imprescindible dentro de un clima distendido, invitar a comer, si es preciso, y cuidando de mantener viva y fresca las relaciones.

Seguidamente, veamos como se deben cuidar los detalles en las comidas a ofrecer a los participantes en la convención.

Organizar una comida o un banquete requiere el mismo esmero que cualquier otra función en las Relaciones Públicas y ello implica prever cualquier contingencia o imprevisto.